Organisationsuntersuchung hat sich gelohnt

Zusammenfassung der Ratssitzung vom 27.09.2018

„Das hat sich gelohnt“, so der erste Kommentar von Dirk Altenburg (FORUM) zu den Ergebnissen der Organisationsuntersuchung in der Verwaltung. „Ich bin erschüttert“, so Walter Schwaya (SPD) zur Aktualität der Stellenbeschreibungen aus dieser Untersuchung. Denn die wurde in der 44. Ratssitzung am Donnerstag, dem 27. September, im Ratssaal des Rathauses in Kalkar von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) vorgestellt.

Die Organisationuntersuchung der Verwaltung gehörte von Anfang an zu den Hauptforderungen des FORUM Kalkar. Und nun liegt das detaillierte Werk endlich vor. Matthias Kreutzer, der an der Durchführung beteiligte Mitarbeiter der KGSt, stellte den Ratsmitgliedern und den zahlreichen Mitarbeitern aus der Verwaltung sowie den interessierten Bürgerinnen und Bürgern im Zuschauerbereich des Ratssaals die Ausarbeitung vor.

Grundsätzlich fehlt in der bestehenden Verwaltungsstruktur eine zweite Ebene. Das heißt: Bislang müssen sich die Fachbereichsleiter um alle Aufgaben kümmern und haben in der Folge kein ausreichendes Zeitfenster, um ihren eigentlichen Führungsaufgaben nachzukommen. Ebenso sind die Aufgaben und Anforderungen in der Verwaltung durch zusätzliche gesetzliche Regelungen stetig gewachsen. Die Stellenbeschreibungen sind nicht aktuell. Wer wo was wann macht, ist somit nicht klar definiert. „Nicht ungewöhnlich“, so Mattias Kreutzer. Viele Verwaltungen „leiden“ unter dieser Problematik. „Die Verwaltung in Kalkar funktioniert. Die Mitarbeiter sind motiviert und gut ausgebildet. Allerdings ist die Altersstruktur besorgniserregend. Viele Mitarbeiter werden in naher Zukunft in den Ruhestand verabschiedet werden. Mit einem aktiven Personalmanagement muss diesbezüglich gegengesteuert werden, um in Zukunft die erfahrenen Mitarbeiter ersetzen zu können. „Die Stadt Kalkar steht in Konkurrenz zu den anderen Kommunen“, so Kreutzer.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine Herausforderung, aber zwingend notwendig. Ein gesonderter Fachbereich, der z. B. für die Umsetzung der Verwaltungsmodernisierung zuständig ist, sollte etabliert werden. Ebenso sind Gebäudemanagement und Controlling unabdingbare Verwaltungsaufgaben.

Die Untersuchung ergab einen zusätzlichen Bedarf in der gesamten Verwaltung von 5,49  Stellen. „Das mögen in der Regel die Ratsmitglieder weniger gerne hören“, so Matthias Kreutzer. Dirk Altenburg verwies in dem Zusammenhang auf den Einspareffekt, der sich zwangsläufig ergibt. „Mängel, die nicht innerhalb der Gewährleistungsfirst erkannt werden und Prüfungen, die nicht durchgeführt werden können, kosten im Nachhinein mehr Geld als zusätzliche Mitarbeiter“, so Altenburg. Walter Schwaya regte an, über eine Zusammenlegung von Verwaltungen nachzudenken, z. B. Kalkar, Uedem, Weeze und Bedburg-Hau, so wie es Kommunen in Schleswig-Holstein bereits praktiziert haben.

Nach der Vorstellung der Ergebnisse aus der Organisationsuntersuchung präsentierte die Bürgermeisterin Dr. Britta Schulz – basierend auf den Erkenntnissen – eine mögliche zukünftige Verwaltungsstruktur aus ihrer und aus Sicht der Verwaltung. „Es wird einige Jahre in Anspruch nehmen, bis sich die Verwaltung neu aufgestellt hat“, so Britta Schulz. In einer Sondersitzung des Rates im November soll über das weitere Verfahren beraten werden.

Das weitere „High Light“ war die Vorstellung des Jahresabschlusses für das Jahr 2017 durch den Kämmerer. 692.000 € Überschuss und keine Freude, denn eigentlich ergibt sich ein Fehlbetrag in der Höhe von 411.000 €. Der Grund für den Überschuss liegt in den sogenannten Sondereffekten. Positiv wirkt sich die Erhöhung der Hebesätze aus. 630.000 €  wurden zusätzlich in die Stadtkasse „gespült“. Entgegen der Planung erfolgt aufgrund des positiven Jahresergebnisses keine Entnahme aus der sogenannten „Allgemeinen Rücklage“. Der Jahresüberschuss wird der Ausgleichsrücklage zugeführt.

Auszug aus dem Lagebericht:

Entgegen dem fortgeführten Planergebnis zeigt das tatsächliche Jahresergebnis mit rd. + 692.000 € für das Haushaltsjahr 2017 eine Verbesserung in Höhe von ca. 3.807.000 €. Im Vergleich zum geplanten Jahresergebnis ist dies natürlich eine erfreuliche Entwicklung. In diesem Jahr erfolgt somit nach 2016 zum zweiten Mal in Folge keine Entnahme der „Allgemeinen Rücklage“ und die nach wie vor drohende Haushaltssicherung rückt ein wenig weiter in die Ferne. Die Ausgleichsrücklage kann somit auf rd. 1.047.000 € aufgefüllt werden.

Im weiteren Verlauf der Sitzung wurden die Empfehlungen aus den Beratungen des Bau-, Planungs-, Verkehrs- und Umweltausschusses vom 13. September sowie des Haupt- und Finanzausschusses vom  20. September final im Rat beschlossen.

Der Antrag der CDU, zu den Anträgen aus den Fraktionen bereits eine Stellungnahme der Verwaltung  zu erhalten, wurde kontrovers diskutiert. Das FORUM erinnerte in der Sache an die Beeinträchtigung in der freien Meinungsbildung. Zudem ist die Verwaltung an den Beratungen beteiligt. Die FBK verwies auf einen unnützen Zeitaufwand. So wäre in Bezug auf einen abgelehnten FBK-Antrag zur Gestaltung der Verkehrsinseln ein erheblicher Aufwand vonseiten der Verwaltung zu erbringen gewesen. Der Antrag wurde jedoch von vornherein abgelehnt und somit wäre der geleistete Arbeitsaufwand für die „Tonne“ gewesen. Die Grünen und der Vertreter der FDP merkten an, dass erst mit dem Einzug der FORUM-Fraktion in den Rat der ehemalige Bürgermeister diese Vorgehensweise eingestellt hätte.  Zuvor hatte die Verwaltung immer eine Stellungnahme zu den Fraktionsanträgen eingebracht. Der Antrag wurde mit 15 Ja- bei 12 Neinstimmen und 2 Enthaltungen beschlossen.

In den Mitteilungen teilte die Verwaltung u. a. mit, dass die Deichbaumaßnahmen um Grieth am Rhein und Wisselward im geplanten Zeitrahmen verlaufen. Auf der in dem Zusammenhang stark frequentierten Mühlenstraße in Wissel  wurden bei Geschwindigkeitsmessungen durch die Stadt Kalkar erhebliche Überschreitungen festgestellt. Nur 10% der Autofahrer hielten sich an die aufgrund des schlechten Straßenzustandes vorgegebene Geschwindigkeit von max. 30 km/h. 85 % fuhren bis zu 69 km/h und 5 % über 69 km/h. In der Spitze wurde ein Wert von 120 km/h gemessen. Der Leiter des Fachbereichs 3 Bürgerdienste Andreas Stechling: „Wir sollten, wie bereits schon in der Vergangenheit vorgeschlagen, über eine Abbindung nachdenken!“

In den Fragen nach § 17 der Geschäftsordnung fragte Dirk Altenburg nach einem „Fahrplan“ der Verwaltung zur Realisierung des dauerhaften Wohnens im Wochenendhausgebiet „Am Heienberg“ in Wissel. Die Verwaltung sieht keine Möglichkeit, das Verfahren im Rahmen der zurzeit laufenden Änderung des Landesentwicklungsplanes zu beschleunigen. „Wir müssen nun abwarten“, so Frank Sundermann, Leiter des Fachbereichs 2 Planen, Bauen, Umwelt.

Wie vom Rat am 12. Juli 2018 beschlossen, hat die Verwaltung eine Fachanwaltskanzlei beauftragt, sich mit der Thematik „Legalisierung der dauerhaften Wohnnutzung und Werterhalt der Immobilien im Oybaum“ auseinanderzusetzen. Der Bericht der Kanzlei liegt jetzt vor, muss von der Verwaltung jedoch noch bewertet werden.

 

Ihr FORUM Kalkar